CAPITOLO IV

IL CASO UNITEC

4.1 L'UNITEC

L'UNITEC-D High Tech Industrieprodukte Vertriebs GmbH¹ è una società internazionale a responsabilità limitata con sede ad Augsburg in Germania, specializzata nell'e-procurement, nel supply chain management in outsourcing² e nel brokeraggio industriale internazionale³.
Nel 1990 un imprenditore, il sig. Vincenzo Marino, l'ha costituita per fornire assistenza qualificata ad imprese utilizzatrici di prodotti tecnici industriali tedeschi.
Già dagli anni iniziali dell'attività, il management aziendale ha sempre perseguito il miglioramento continuo della struttura organizzativa, specialmente riguardo all'efficienza dei processi interni.
Fin dai suoi esordi, l'UNITEC ha acquisito una sempre maggiore competitività, studiando e sviluppando continuamente servizi innovativi per i suoi clienti, tanto da raggiungere la leadership nel proprio segmento di mercato e diventare un'azienda di riferimento del settore.
L'uso della Rete e delle nuove tecnologie ICT ha portato l'UNITEC già nel 1995 a realizzare la completa informatizzazione del workflow aziendale4 : oggi l'UNITEC utilizza un sistema software ERP (Enterprise Resource Planning), che si occupa della pianificazione delle risorse dell'impresa ed è basato interamente sulle sue esigenze specifiche.
Il sistema ERP le consente di gestire in modo informatizzato tutti gli step relativi al processo di approvvigionamento, conseguendo risparmi di gestione, dovuti alla drastica riduzione delle interferenze di processo: ciò eleva la qualità dei servizi di cui beneficiano i clienti, che raggiunge livelli prossimi all'errore zero.
Quando l'UNITEC ha sviluppato l'ERP non esisteva un sistema simile sul mercato.
Oggi l'azienda continua ad utilizzarlo, adeguatamente aggiornato, dato che è tarato appositamente sulle sue attività e non è di tipo generale come quelli attualmente in commercio.
Nel 1997 il reparto dell'informatizzazione si è evoluto in una società indipendente, l'UNITEC Services & Web, con sede in Italia, a Sabaudia (LT). L'UNITEC S&W è un'azienda informatica per lo sviluppo di software e con servizi di Internet providing e di ASP (Application Services Provider) con autorizzazione ministeriale.
Verso la fine degli anni '90, l'UNITEC lascia lo schema organizzativo verticale gerarchico per una struttura di tipo matriciale, più moderna, caratterizzata dalla divisione del personale in team, dal miglioramento dell'efficienza delle attività e dall'aumento della motivazione del personale5.
La qualità e l'innovazione delle procedure dell'UNITEC sono oggi riconosciute dal certificato ISO 9001; inoltre, l'impresa è membro di varie organizzazioni tedesche: il DIN, il NAM e il VDI6.
Oltre alle sedi di Augsburg e di Sabaudia, l'UNITEC nel 1999 ne ha aperta un'altra in Brasile, in modo da essere così più vicina ai propri clienti ed ai loro stabilimenti del Sud America.
Infatti, risulta che il Brasile è lo Stato latinoamericano con la maggior presenza di imprese europee costruttrici di automobili, molte delle quali sono clienti dell'UNITEC.
Inoltre, il Brasile offre innumerevoli opportunità per allacciare nuovi contatti.
Così l'UNITEC South America cura le attività delle imprese-clienti brasiliane e delle nazioni confinanti, direttamente in loco.
In tutto, le tre aziende hanno centottanta dipendenti, di cui cento in Germania, sessantacinque in Italia e quindici in Brasile.


Fonte: nostra elaborazione dati UNITEC

Inoltre, l'UNITEC negli anni ha aperto dei punti di rappresentanza e di supporto in numerosi Paesi europei (Belgio, Francia, Regno Unito, Russia, Spagna, Turchia) e nelle regioni italiane dove sono presenti suoi clienti.
Tali strutture offrono un'occupazione ad un centinaio di persone, che rappresentano l'azienda.
In genere, sono dei liberi professionisti, coi quali si stringe un rapporto di collaborazione: i loro servigi sono richiesti prevalentemente nell'ambito di progetti industriali.
Ad oggi l'UNITEC è il primo outsourcer che, per l'estensione dei suoi servizi a livello internazionale, propone ed attua la terziarizzazione completa delle attività di approvvigionamento aziendale, incluse quelle amministrative e logistiche. Tale servizio è riferibile ad ogni tipo di approvvigionamento (materie prime, semilavorati, macchinari industriali e relative parti costitutive).
Attualmente l'UNITEC gestisce per i suoi clienti circa 77.000 prodotti (compresi i componenti tecnici per impianti industriali ed i c.d. non-production goods 7) di 4750 aziende produttrici. L'attività in questione non è limitata ad un particolare settore industriale, né a specifiche classi merceologiche dei materiali da approvvigionare, perché segue le necessità esposte dai richiedenti.
Le aziende-clienti dell'UNITEC hanno deciso di adottare i suoi servizi anche perché essa ha saputo sviluppare un'applicazione modulare dell'outsourcing facilmente introducibile nelle strutture aziendali, configurata sulle loro esigenze, che consente il raggiungimento di risultati immediatamente riscontrabili.
I moduli sono tre e sono stati ideati per essere applicati in ordine sequenziale.
Il primo modulo delega all'UNITEC la gestione delle evasioni delle richieste di approvvigionamento, ma la proprietà delle merci non è trasferita; il secondo aggiunge al primo la gestione della logistica e delle attività amministrative, comportando il trasferimento della proprietà delle merci; il terzo estende l'outsourcing alla gestione del magazzino e alla banca dati degli articoli. Le attività sono immediatamente trasferibili ed i risultati subito quantificabili8.
Molti gruppi industriali internazionali sono interessati all'utilizzo dei servizi e dei concetti proposti dall'UNITEC.
Tra i clienti dell'azienda, troviamo Audi, Bmw, aziende del gruppo Fiat (come l'Iveco), Ford, Piaggio e Porsche per l'industria automobilistica; Enichem, Goodyear, Michelin e Procter & Gamble per l'industria chimica; Siemens, Whirpool e Zanussi per gli elettrodomestici ed altre come MAN Roland, Mondadori e San Pellegrino.
In particolare, il MAN Group, dopo alcune fasi di progetti pilota, ha già introdotto in due aziende del gruppo (MAN Roland Druckmaschinen AG e MAN B&W Diesel AG) l'outsourcing degli approvvigionamenti delegando completamente all'UNITEC la gestione di ben 400 fornitori. Riscontrati i risultati positivi, anche all'interno delle altre società del gruppo sono in corso nuovi progetti pilota.
Un'altra azienda che utilizza i servizi resi dall'UNITEC in alcune imprese da essa gestite è l'Iveco, in particolare il suo dipartimento Eurofire ha delegato all'UNITEC la gestione di 300 fornitori.
Vediamo adesso il motivo per cui le aziende scelgono di collaborare con l'UNITEC.
Una difficoltà che tutte le imprese devono affrontare è la variabilità delle attività in relazione al ciclo congiunturale, che oscilla passando da momenti di massimo a quelli di minimo (in particolare, si pensi ad aziende che lavorano stagionalmente, come quelle produttrici di gelati o panettoni). Osserviamo a riguardo la tabella 4.2.


Fonte: nostra elaborazione dati UNITEC

Questa sinusoide rappresenta il ciclo congiunturale al quale sono sottoposte tutte le aziende. L'area racchiusa dalla curva indica la quantità di attività che le strutture dell'impresa devono svolgere in ogni momento del ciclo. Per esemplificare possiamo supporre che questo diagramma si riferisca alle attività dell'ufficio acquisti. In funzione della sua struttura (e, quindi, dei mezzi e degli addetti), questo reparto può erogare all'interno dell'azienda un numero massimo predefinito di servizi. Tale livello è raffigurato nel grafico dalla retta posta al livello di attività pari a 100. L'area ad essa sottesa indica la quantità di servizi erogabili. Si rileva, inoltre, che in alcuni periodi il numero di servizi richiesti a questo reparto, per questioni economiche imprenditoriali e/o congiunturali, è superiore al massimo erogabile (attività comprese tra il livello 100 e 200).
Dal diagramma emerge che la struttura analizzata è efficiente solo in quattro momenti del periodo di tempo considerato (corrispondenti ai punti A, B, C e D).
Tale situazione crea gravi danni ai reparti a monte ed a valle della struttura analizzata, in quanto i tempi di attesa delle risposte aumentano. D'altro canto, normalmente l'azienda non tende a sovradimensionare queste strutture (oltre livello di attività 100) per non avere un eccesso di costi nei momenti di congiuntura negativa.
Questa situazione costituisce il campo ideale per l'applicazione dell'outsourcing dei processi aziendali.
Nel caso specifico dell'azienda trattata nella nostra indagine, il servizio di approvvigionamento elettronico in outsourcing offerto dall'UNITEC permette alle imprese-clienti di avere un rapporto tra costo ed obiettivo di costo (efficacia) dei propri reparti pari ad uno, nella maggior parte del ciclo congiunturale. L'outsourcer si preoccupa di assorbire i picchi di tali attività, che (se non venissero gestiti nei tempi richiesti) provocherebbero, costi aggiuntivi negli altri reparti dell'azienda.
E' proprio nei momenti di picco del ciclo congiunturale che i servizi proposti dall'UNITEC sono più convenienti e vantaggiosi. L'UNITEC, tramite l'e-procurement, si occupa di gestire tutte quelle attività che le imprese sono in grado di svolgere autonomamente soltanto sotto il vincolo di costi molto elevati. In questo modo l'azienda-cliente dell'UNITEC, dando in outsourcing la gestione delle attività operative, trasforma i costi da sostenere per il loro svolgimento da fissi a variabili. Questi ultimi seguono l'andamento congiunturale dell'impresa.
L'UNITEC così permette alle proprie aziende-clienti di proporzionare i costi alle necessità, tramutando la parte più costosa delle procedure interne di approvvigionamento in servizi da poter acquistare sul mercato9.
In conclusione, più le procedure di approvvigionamento sono gestite con l'integrazione degli acquisti e maggiore sarà il ritorno economico, tramutando i costi in risorse.
Con la terziarizzazione, le imprese-clienti incrementano l'efficacia delle strutture preposte per le attività aziendali, aumentando così il fatturato ed assicurando e sviluppando l'occupazione.
La situazione dell'outsourcer, invece, è rappresentata nella tabella 4.3.


Fonte: nostra elaborazione dati UNITEC

Questo diagramma mostra come l'outsourcer, l'UNITEC, è sottoposto in misura minore rispetto ai clienti alle variazioni congiunturali del mercato, poiché è in grado di sfruttare gli spostamenti temporali dei cicli congiunturali delle proprie imprese-clienti, riuscendo in tale maniera ad ottimizzare le sue risorse.
Tale situazione fa sì che l'UNITEC sia capace di distribuire tale valore aggiunto ai suoi clienti.
Dalla figura è altresì evidente come ognuno di essi non possa assolutamente ottimizzare il proprio ciclo congiunturale senza la collaborazione ed il sostegno dell'outsourcer.
Grazie all'e-commerce ed alle nuove tecnologie ICT, l'UNITEC azzera gli sprechi e, trasformandoli in risorse, offre all'impresa-cliente la possibilità di dedicarsi al proprio core business e di accrescere il proprio valore aggiunto.
L'UNITEC offre ai propri clienti alcuni servizi innovativi: l'outsourcing degli approvvigionamenti e la fornitura integrata.
Con l'outsourcing degli approvvigionamenti, l'UNITEC rileva la gestione degli attuali fornitori del cliente, riducendone il numero virtualmente e gestionalmente ad uno. Con tale tipo di servizio il cliente dà risalto al rapporto col fornitore, mantenendolo vivo in termini tecnici e di prodotto.
Tuttavia, la gestione amministrativa e logistica di tale relazione passa all'UNITEC.
In questa maniera, l'impresa-cliente non perde il know-how che il fornitore ha assunto circa le proprie esigenze ed, inoltre, può continuare a gestire quei prodotti che lo stesso fornitore aveva studiato appositamente per lei.
La fornitura integrata, invece, è un servizio commerciale offerto dall'UNITEC, che agisce per conto dell'azienda-cliente come un broker. Così operando, riesce a non far crescere il numero dei fornitori o addirittura a ridurlo.
In questo caso, il cliente richiede all'UNITEC che il prodotto sia conforme soltanto ad alcune specifiche tecnico-economiche.
Questi due differenti tipi di servizio offerti portano a gradi di consolidamento delle attività differenti, secondo le esigenze del cliente.
Per quello che riguarda l'outsourcing dei processi di approvvigionamento, l'UNITEC consente ai propri clienti di risparmiare il 50% dei costi relativi alla loro gestione.
Generalmente, il processo di approvvigionamento è effettuato dalle imprese in modo lineare, addizionando le spese totali dei vari centri di costo10 e ricavando così il costo dell'approvvigionamento.
Infine, per capire l'incidenza della contabilità sul costo di un singolo prodotto, l'azienda divide il costo generale per il totale dei beni o servizi da essa generati. Una contabilità ordinaria aziendale lineare non permette assolutamente di calcolare il costo del singolo processo di approvvigionamento, né tanto meno consente di razionalizzarlo.
Per riuscire in tale intento, l'UNITEC (specializzata nella diminuzione dei costi dei processi di approvvigionamento, in particolare dei beni di fascia B e C) propone alle proprie imprese-clienti un'analisi di tipo c.d. ABC (Activity Based Costing).
Questa consiste in una valutazione dei costi di produzione, basata sulle attività effettivamente svolte, al fine di controllare e misurare le spese ed i tempi delle varie fasi del processo aziendale.
L'ABC è alla base della scelta di un'azienda di affidare in outsourcing una parte o la totalità delle attività legate alla gestione dei fornitori. Vediamo la tabella 4.4.


Fonte: nostra elaborazione dati UNITEC

Ogni colonna della tabella corrisponde ad un centro di costo; i rettangoli all'interno di esse individuano specifiche attività; al centro di questi è riportato il tempo necessario per compierli (ad esempio, ore).
Il processo di approvvigionamento (workflow) è rappresentato dalla linea che collega le attività coinvolte per la sua gestione (ad esempio, reparto produzione, ufficio acquisti, contabilità, magazzino).
Per la contabilità ABC proposta dall'UNITEC, il costo di approvvigionamento è dato dalla somma dei tempi dei passi effettivamente compiuti nel processo di approvvigionamento moltiplicato per il costo industriale orario unitario.
Nell'esempio, il costo del processo di approvvigionamento esemplificato sarà: ABC = (1+4+2+6+6+1+2) 5€ = 22 * 5€ = 110€.
L'ABC consente di arrivare all'outsourcing, che libera le imprese dalle operazioni che hanno basso valore aggiunto.
Inoltre, essa dà alle aziende la possibilità di misurare i tempi, i costi ed il valore aggiunto di ogni attività e, quindi, di avvantaggiarsene, permettendo di contabilizzare gli effetti della reingegnerizzazione.
Proseguiamo, quindi, la nostra indagine presentando adesso il servizio di fornitura integrata. La fornitura integrata si occupa di tutte le procedure e le operazioni necessarie per far pervenire le merci (conformi alle specifiche tecnico-economiche richieste dalle aziende-clienti) al momento desiderato, con un unico documento.
Quindi, si riducono i costi di ogni fornitura. Più sono le procedure gestite con la fornitura integrata, più saranno i benefici derivanti dal recupero di efficienza.


Fonte: UNITEC-D, 2001

La tabella 4.5 illustra il flusso nella sua sequenza logico-temporale: dall'integrazione delle richieste si passa a quella delle offerte per arrivare a quella degli ordini.
Dopo la spedizione dei materiali si ha l'integrazione dei trasporti, delle bolle di consegna, delle fatture e dei pagamenti.


Fonte: UNITEC-D, 2001

Come mostra la tabella 4.6, i risparmi sul costo di gestione interno degli approvvigionamenti per l'azienda-cliente sono notevoli.
Con l'integrazione degli acquisti si compattano le procedure, si riducono i costi di processo, creando economie di scala.
Inoltre, si fanno scaturire tutte quelle condizioni che migliorano l'efficienza e si liberano risorse da investire.
La fornitura integrata, inoltre, snellisce le procedure dell'amministrazione, permettendo di dedicare più risorse al core business.
La situazione amministrativa è illustrata nelle tabelle 4.7 e 4.8.
Nella prima vediamo che con uno schema di approvvigionamento di tipo tradizionale, una qualsiasi azienda deve sopportare costi amministrativi per ogni singolo rapporto intrattenuto con ognuno dei propri fornitori.


Fonte: UNITEC-D, 2001.

Nella seconda tabella, la 4.8, invece, si nota come il numero dei rapporti e, quindi, i relativi costi amministrativi possano essere ridotti (o addirittura eliminati), delegando in parte (od in tutto) la gestione del processo di approvvigionamento all'UNITEC.


La fornitura integrata offre tra l'altro dei miglioramenti logistici, affrontiamo pertanto la questione del trasporto fisico delle merci.
L'UNITEC si serve della collaborazione di aziende specializzate nella logistica, con cui ha stipulato degli accordi.
Per valutare le variabili connesse ai trasporti, l'UNITEC ha ideato un software che tra l'altro compara le scadenze per le forniture al cliente, i termini di consegna garantiti dai fornitori ed i tempi logistici di trasporto.


Fonte: UNITEC-D, 2001

La figura 4.9 illustra il sistema di fornitura integrata a livello temporale.
L'impresa-cliente concorda con l'UNITEC le date per il recapito delle merci, programmando nel tempo lo scaglionamento delle consegne.
In tal modo, gli arrivi sono concordati, le operazioni di magazzino vengono concentrate e velocizzate, i tempi morti risultano eliminati: aumentando l'efficienza delle strutture, le attività di controllo ed i documenti di consegna si minimizzano.
Grazie al migliore flusso logistico, anche i costi di trasporto diminuiscono.
Questo è anche collegato al fatto che attraverso gli ordini integrati si riduce considerevolmente il numero di volte in cui un'impresa si rivolge a vettori, sostituendo piccole e frequenti forniture (a costi relativamente elevati) con quantità di merce maggiori, trasportate a prezzi ottimizzati11.



Fonte: UNITEC-D, 2001

Dalla tabella 4.10 emergono i vari tipi di rapporti commerciali dell'UNITEC. Ricevute le richieste di fornitura, l'UNITEC elabora le offerte dei fornitori selezionati, secondo le indicazioni ricevute dai suoi clienti, inviando anche più richieste (Anfragen) a singoli produttori.
Ricevute le offerte dei fornitori interpellati (Angebot), l'UNITEC le valuta, selezionando le migliori, e prepara l'offerta da fare al cliente, applicando un mark up sui prezzi di acquisto, a copertura dei costi di gestione dei servizi ad essa richiesti. Quindi, il cliente può scegliere se accettare o rifiutare le offerte presentate.
Avuta l'accettazione del cliente con l'ordine definitivo, l'UNITEC invia i propri ordini (Bestellungen) ai fornitori, che provvedono a consegnare la merce; i rapporti dell'UNITEC-D coi fornitori si concludono con la loro accettazione scritta degli ordini (Auftragbestätigungen).
Le merci destinate ai clienti sono sottoposte ad una procedura di consolidamento logistico, sia presso l'UNITEC sia presso nodi logistici accuratamente selezionati (tabella 4.11).


Fonte: UNITEC-D, 2000

Il consolidamento logistico permette la riduzione dei costi di trasporto e dei relativi documenti amministrativi: proprio questo è uno dei punti a valore aggiunto dei servizi offerti dall'UNITEC.
Riguardo alla gestione del magazzino nel tempo, la riduzione delle scorte praticata dalla maggioranza delle aziende ha portato economie finanziarie, ma ha prodotto una crescita esponenziale delle procedure di approvvigionamento ed un'esplosione dei costi correlati, tanto che l'efficienza dei servizi interni ne è risultata gravemente compromessa.
A ciò va aggiunta la necessità di relazionarsi di continuo con più fornitori, data la continua specializzazione nella produzione e la conseguente sempre maggiore differenziazione dei beni. La soluzione dell'UNITEC è l'esternalizzazione dell'over-head gestionale12 , in particolare degli approvvigionamenti, grazie all'integrazione degli acquisti, che tra l'altro permette la razionalizzazione delle scorte stoccate.
Vediamo a riguardo le tabelle 4.12, 4.13 e 4.14.


Fonte: UNITEC-D, 2001


Fonte: UNITEC-D, 2001


Fonte: UNITEC-D, 2001

Dalla tabella 4.12, si rileva che negli anni il trend della quantità delle scorte stoccate nel magazzino è stato contrassegnato da una loro continua diminuzione per la necessità di economizzare e di ridurre il valore in esso vincolato.
Inoltre, tutto ciò ha causato un aumento evidente dei costi di gestione relativi, dato che in tal modo gli ordini di fornitura sono divenuti assai più frequenti (tabella 4.13).
L'UNITEC ha semplicemente costatato questa situazione e per risolvere tale dispendioso inconveniente per le sue imprese-clienti, ha deciso di proporre tra i propri servizi anche uno per l'ottimizzazione della gestione del magazzino (tabella 4.14).
A questo proposito, l'UNITEC offre anche un'applicazione estremamente avveniristica detta di Magazzino Virtuale, il quale sfrutta i diversi magazzini di uno o più gruppi industriali, condividendo logisticamente le loro scorte materiali e permettendo l'accesso tra i partecipanti.
Il Magazzino Virtuale è costituito fisicamente dal complesso dei magazzini posseduti dalle aziende-clienti dell'UNITEC, che intendono condividere tra loro e, quindi, ridurre le scorte in essi contenute.
Tutte le imprese coinvolte nella catena del valore ricavano notevoli economie.
In tale maniera, è possibile ridurre sensibilmente le scorte, ma la quantità di bene disponibile aumenta, poiché le tecnologie di rete consentono la condivisione delle informazioni e la conseguente razionalizzazione della gestione delle scorte.
La realizzazione di tale tipo di magazzino conferma quanto sostenuto nel libro di Jeremy Rifkin "L'era dell'accesso: la rivoluzione della new economy".
Egli, infatti, sostiene che nel futuro non si mirerà più a possedere i beni, ma semplicemente a potervi accedere.
L'UNITEC si occupa di gestire tutti i dati riguardo a ciascuno dei magazzini ed alle attività relative ai riapprovvigionamenti ed agli acquisti comuni (buyer aggregation).
Va detto che esistono beni e servizi utilizzati da tutte le aziende, indipendentemente dal loro core business.
Rilevando ciò l'UNITEC ha concluso che un discreto livello di condivisione delle merci può essere presente anche in imprese appartenenti a settori differenti, come evidenziato dalla tabella 4.15.
L'area di intersezione rappresenta le componenti condivise dalle varie industrie.

Fonte: UNITEC-D, 2001

Il Magazzino Virtuale trasforma i beni fisici in informazione logistica condivisa e contribuisce alla coordinazione di attori economici industriali, concentrati in un'area territoriale definita.
Infatti, per una gestione ottimizzata della logistica delle merci, è conveniente la vicinanza geografica delle aziende.

 


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